Arşiv Hizmetleri

Arşiv Hizmetleri

Fiziki Düzenleme

Arşiv yönetiminin başladığı nokta olup; belgelerin değerlendirme, ayıklama- imha ve düzenleme işlemlerini kapsamaktadır.

Değerlendirme; arşivsel değerlerin esas alınarak belgelerin tasfiyesinde onların akıbetini belirleyen temel bir arşiv fonksiyonudur.

Ayıklama; değerini koruyarak saklanmasına gerek olan belge ile saklanmasına gerek kalmayan belgenin ayrılması işidir.

İmha, değerini kaybeden evrakın şartlarına uygun olarak elden çıkarılması işidir.

Düzenleme; saklanmasına gerek olan belgelerin yapısına uygun bir materyalle ve belirli bir düzen içerisinde arşivlenmesi işidir.

Arşivlerde gereksiz belgelerin saklanmasını önlemek, yer darlığına ve karışıklığa son vermek, iş kaybını önlemek için ayıklama-imha işlemleri yapılmalıdır.Ayıklama ve imha işlemlerinin düzenli olarak yapılabilmesi için Evrak Saklama Planı ve Yönetmeliği hazırlanmaktadır. Saklama planının hazırlanarak ayıklama ve imha işlemlerinin yapılması; arşivin sürekli kendini yenilemesine, saklanmasına gerek kalmayan belgelerin zamanında imha edilerek yer, zaman, ekipman ve sarf malzemeden tasarruf edilmesine imkan sağlamaktadır.

Evrak Saklama Planı ve Yönetmeliği; 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun ve 16 Mayıs 1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazetede yayınlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe uygun olarak, birimler bazında yürütülmekte olan fonksiyonların bağlı bulundukları kanun, tüzük ve yönetmeliklere dayanılarak, kurumdaki her türlü evrakı kapsayacak şekilde hazırlanmaktadır.







Dijital Arşivleme -Doküman Tarama



Belgelerin taranarak elektronik ortama aktarımı ve bilgi amaçlı olarak belge resmine ulaşım imkanı sağlanmaktadır. Her bilgi gereksiniminde evrakın aslına ulaşmaya gerek kalmamakta ve belge yıpranmaları önlenmektedir.

Evrakların aynı anda birden çok yerde elektronik kopyası bulunmakta ve elektronik kopya üzerinden çıktı alınabilmektedir. Evrakların aslı zarar görmemekte ve gereksiz fotokopi çoğaltımı engellenmektedir.İşgücü ve zamandan tasarruf sağlanmaktadır.



Envanter - Dosya Tasnif Planları



Kurumun mevcut arşiv malzemesi dosya ve evrak bazında incelenerek, kurumun bilgi kaynakları, yıllık belge üretimi ve dosyalama-saklama ihtiyaçları için gerekli sarf malzemenin tespiti yapılmaktadır.

Arşiv sistematiğinin oluşturulması için kurumun tüm fonksiyonlarının tespiti yapılarak, fonksiyonlar arası ilişkiler belirlenmektedir. Mevcut birimlerle görüşmeler yapılarak hangi belgeleri ürettikleri, belgelere hangi kıstaslardan ulaşmak istedikleri, ürettikleri belgelerin kaç yıl saklanması gerektiği konularında anket / görüşmeler yapılarak arşiv sistematiğinin alt yapısı hazırlanmaktadır.

Envanter çalışması sonucunda; kurum yapısına uygun etkin bir Dosya Tasnif Planı ve Dosyalama Yönetmeliği hazırlanabilmektedir.





Kuruma Özel Arşiv Otomasyonu



Envanter çalışması sonucu oluşturulan arşiv sistematiğine uygun olarak kuruma özel arşiv otomasyon programı hazırlanmaktadır.

Arşiv otomasyon programımız; Filemaker Pro programlama aracıyla geliştirilmiştir. Geliştirildiği araç üzerinde çalışır ve genişletme, değiştirme imkanları sunar. Kullanım, bakım, yedekleme ve kurtarma gibi işlemler için temel bilgisayar bilgileri yeterlidir, ayrıca bir uzmanlık gerektirmez. Girilebilecek kayıt sayısı sabit diskin kapasitesi kadardır. Çok kullanıcı özelliği vardır, yakın ve uzak mesafe bağlantıları mümkündür.



Arşiv Otomasyon Programımız ile:



Belgelere istenilen ve işlenen her veriden ulaşım.

Envanter çalışması sonucu tespit edilen, kullanıcıların belgelere ulaşmak istedikleri tüm kriterlerden arşivde bulunan evraklara ulaşım imkanı sağlanmaktadır.

Belgelerin tüm özelliklerini görme.

Belgelerin; işlenen verileri ve dosya / arşiv bilgileri tek ekran üzerinde görülebilecektir.

Belgelerin taranarak sisteme aktarımı.

Belgelerin taranarak sisteme aktarımı ve bilgi amaçlı olarak belge resmine ulaşılması mümkündür.Böylece her bilgi gereksiniminde belgeye ulaşmaya gerek kalmayacak ve belge yıpranmaları önlenecektir. Evrakların aynı anda birden çok yerde elektronik kopyası bulunabilecek ve elektronik kopya üzerinden çıktı alınabilecektir.Evrakların aslı zarar görmeyecek ve gereksiz fotokopi çoğaltımı engellenmiş olacaktır.

Uzun metin bilgisi giriş imkanı.

Veri tabanı programımız uzun metin bilgisi girişine imkan vermektedir. Uzun metin alanlarına 64.000 karakter uzunluğunda metinler girilebilmektedir.

Belgelerin departmanlar arasında dolaşımı / kullanımı.

Bir belgenin departmanlar arasında dolaşımı, belgenin o an hangi departmanda olduğu, ne zaman geri verileceği, geçmişte kimler ne için hangi belgeleri istemişler gibi ödünç verme sistematiğinin tüm kontrolleri yapılabilecektir.

Belgelere farklı düzeylerde erişim hakkı.

Arşiv Otomasyon programımızın; program yapısına müdahale edebilme,bilgi girebilme, bilgileri değiştirebilme, sadece görebilme gibi kademeli şifreleme imkanı vardır.Böylece, kullanıcıların yetkileri dahilinde arşivden faydalanma imkanı sağlanacaktır.

Ödünç – İade - İmha raporları.

Ödünç verilen dokümanın; kimde ve ne olduğu gibi bilgilere ulaşılabilecek, iadesi gecikmiş belgeler tespit edilebilecektir. İmha edilen belgelerin hangi sebeple ve ne zaman imha edildiği, imha edilmesi gereken belgelerin hangi tarihte ve ne sebeple imha edileceğinin tespiti yapılabilecektir.

Ödünç – iade raporları, belge saklama süreleri, imha raporları, aylık / yıllık ödünç verilen doküman sayısı, en çok ödünç verilen dokümanlar v.s. konularda raporlar alınabilecektir.

Etiketleme ve barkodlama.

Arşiv Otomasyon programımızdan; ayrıca bir yazılıma gerek kalmaksızın, dosya sırt etiketi ve barkod çıktıları alınabilmektedir.



Belge Yönetim Otomasyonu



Kurum içerisindeki tüm yazışmalar kontrol altına alınmakta ve iş takibi kolaylaşmaktadır.Belgenin işlem aşaması (hangi birimde olduğu, cevap yazılacaksa yazılıp yazılmadığı,dışarıya yazılan bir yazıya cevap gelip gelmediği ) tek tıklamayla tespit edilmekte ve istatistikler alınabilmektedir.Bilgi girilen her alandan tarama yapılabilmektedir.

Kurum içi yazışmalar ve elektronik ortamda gelen belgeler (fax, e-posta) çıktı almadan sisteme aktarılıp ilgililere ulaştırılarak, kırtasiye giderlerinde tasarruf sağlanmakta, işgücü ve zaman kaybı önlenmektedir.



Arşiv Donanımları



SABİT RAF : Maliyet açısından en ucuz, kapladığı alan açısından ise en dezavantajlı sistemdir.


DÖNER RAF : Hem maliyet, hem kapladığı alan açısından en avantajlı sistemdir. Her katı birbirinden bağımsız olarak hareket edebildiğinden ve tekerlekleriyle kolayca yer değiştirebildiğinden büro arşivleri için en ideal sistemdir.

HAREKETLİ RAF ( COMPACT SİSTEM ) : Maliyet açısından pahalı olmalarına karşın, kapladığı alan açısından avantajlı bir sistemdir. Toz, ışık, yangın ve hırsızlık gibi tehlikelere karşı, sabit ve döner raflara oranla daha güvenlidirler.
RENK KODLU DOSYA : Renkli kodlama sistemi dünyaca kabul edilmiş bir sistem olup, belgelere hızlı ve etkili ulaşım imkanı sağlamaktadır. Dosyaların yanlış yerleştirilmesi veya bulunamaması mümkün değildir.Dosyalama ve arşivlemeyi bir arada sunduğundan en ekonomik sistemdir.İşgücü ve zamandan tasarruf sağlanır, arşivleme için ek bir masraf gerektirmez.
KLASÖR – KUTU : Asit derecesi düşük, dayanıklı, mikroorganizmaların üremesine sebep olacak maddeleri ihtiva etmeyen ve nem çekmeyen prespan malzemeden özel olarak imal edilmektedir. Hem kompakt hem sabit raflarda kullanılabilecek şekilde dizayn edilmiştir.